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Lassen Sie uns gemeinsam ein Gedankenexperiment machen: Sie sind ein kleines und / oder mittelständisches Unternehmen (KMU) und haben eine freie Vakanz. Als KMU haben Sie nicht dieselben Tools und Ressourcen wie große Konzerne.  Doch genau Ihre Größe können Sie als Vorteil nutzen. Eine Neueinsteiger: in kann schneller und stärker in ein kleineres Team eingebunden werden, statt in der Masse hunderter Mitarbeitender zu verschwinden.

Der Schlüssel für einen guten Einstieg ist ein gelungenes Onboarding. Um Ihren Kollegen nun eine klare Leitlinie für das Onboarding des neuen Teammitglieds zu geben, wollen Sie diesen Prozess genau darstellen. Doch wie gelingt es einen Onboarding Prozess zu beschreiben und einen transparenten Ablauf zu schaffen? Ziel ist es schließlich, sowohl für das Team als auch für den neuen Mitarbeitenden, dass dieser möglichst schnell eingearbeitet ist und produktiv sein kann.

Oft gibt es bestehende Checklisten, welche abgearbeitet werden. Inhalte der Checkliste sind etwa die Hardwarebeschaffung, Softwarebestellung und Zugänge. Um solche Checklisten auch optimal nutzen zu können, sollten diese auf einem guten Prozess aufgebaut sein. Diesen Prozess des Onboardings können wir uns als Reiseroute (engl. Journey) vorstellen und die Methode des Customer Journey Mappings nutzen. Denn wie Ihr Kunde durchläuft auch Ihr Mitarbeitender eine Journey, bei der einige Touchpoints entscheidend sind, um die Neueinsteiger:in an Ihr Unternehmen zu binden und einen frühzeitigen Ausstieg zu verhindern.

So organisieren Sie Ihren Onboarding Prozess:

Zunächst sollten alle To-Dos gesammelt werden. Unsere Onboarding Canvas setzt sich aus drei Kategorien zusammen, die mit Ihren individuellen To-Dos befüllt werden können:

  • Was macht oder sagt Ihr Mitarbeitender?
  • Was nimmt Ihr Mitarbeitender wahr?
  • Welche Prozesse finden im Hintergrund statt?

Zudem lässt sich die Emotionskurve des Mitarbeitenden zusätzlich aufnehmen, indem Pleasure (dt. freudige Momente) und Pain Points (dt. Schmerzpunkte) gekennzeichnet werden.

Stellen Sie sicher, dass sowohl Hardware als auch Software und Zugänge für das neue Teammitglied vorhanden sind.

Die To-Dos können Sie in ein bis zwei (virtuellen) Workshops sammeln und mithilfe der Canvas in einen Zeitverlauf einordnen. Dabei legen Sie den Start des Onboardings fest und wählen Ihren individuellen Ablauf. Mögliche Fragen, die es im Ablauf zu beachten gilt, können zum Beispiel folgende sein: Was muss vor dem ersten Arbeitstag erledigt werden, was in den ersten Arbeitswochen? Die Zeit zwischen der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag und dem Arbeitsantritt kann genutzt werden, um ersten Mailkontakt mit dem neuen Mitarbeitenden aufzunehmen, ihm/ihr erste wichtige Informationen zukommen zu lassen oder Unterstützung bei der Anreise anzubieten. Dabei erlebt der neue Mitarbeitende schon erste positive Eindrücke, die Sie sich in der Canvas als Pleasure Points zurechnen können.

Begeisterung in digitaler Zeit

Ein weiterer wichtiger Touchpoint ist der erste Arbeitstag. Wie so oft, zählt der erste Eindruck. Der neue Kollege bzw. die neue Kollegin sollte empfangen werden und einen zugewiesenen Arbeitsplatz bekommen. Schwieriger wird dies, wenn der erste Tag online aus dem Homeoffice stattfindet. Besonders wichtig hier: setzen Sie ein virtuelles Willkommensmeeting am Morgen des ersten Arbeitstages auf. Dazu senden Sie Ihrem Mitarbeitenden alle Informationen rund um das Meeting vorab zu, so dass sich dieser problemlos einwählen kann und weiß, wer und was ihn /sie im ersten Meeting erwartet.

Für einen gelungenen ersten Arbeitstag setzen Sie ein virtuelles Willkommensmeeting auf.

Von großer Bedeutung ist zudem, dass der neue Mitarbeitende das Team kennenlernt. Da zu Zeiten von Corona persönliche Meetings noch erschwert bleiben, kann hier Abhilfe mit einem Teams- oder Zoom-Meeting geschaffen werden. Organisieren Sie einen virtuellen Sektempfang mit allen Kollegen oder ein kleines virtuelles Frühstück, um den Neueinstieg gebührend zu schätzen. Alternativ sind auch kleine digitale Kaffeepausen zu zweit willkommene Möglichkeiten.

Abschließend lade ich Sie ein, erneut ein Gedankenexperiment mit mir zu machen: Sie haben Ihre Onboarding-Journey beschrieben und nun stellt sich beim nächsten Mitarbeitenden nicht die Frage, was zu tun ist, damit er sich wohlfühlt. Sie können Ihre Checklisten anpassen und die Flexibilität nutzen, die die Onboarding Canvas mit sich bringt. Sie kann individuell für jeden Onboarding Prozess und jedes Unternehmen angepasst werden. Bestimmen Sie für sich, welche Touchpoints wichtig sind und welche Sie besonders hervorheben möchten. Durch die Canvas behalten Sie alles im Blick und schaffen einen transparenten Onboarding Prozess ohne großen Aufwand.

Hier geht’s zum Download unserer Onboarding Canvas:

Download O'Donovan Onboarding Canvas

... ist Werkstudentin bei der O'Donovan Consulting AG. Kristina ist im Bachelorstudium in Wirtschaftspädagogik an der Goethe Universität in Frankfurt am Main. Bei der O'Donovan Consulting AG ist sie verantwortlich für Kundenservice- und Dienstleistermanagement sowie für interne Consulting Themen.

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