Anforderungsmanagement – die „ungeliebte Pflicht“. Wie schafft man prozessorientiert einen echten Wertbeitrag der IT?

„GLOBE is not only adapting the IT landscape to new business processes but will also create a future platform for synergies between our European markets.”
Ralf Teckentrup, Mitglied des Vorstands, Thomas Cook AG

Die Aufgabe	Thomas Cook Group plc gehört mit rund 22 Millionen Kunden und 31.000 Mitarbeitern zu den größten Reiseunternehmen der Welt. Das Unternehmen ist in 21 Ländern mit unterschiedlichen Marken vertreten, darunter Neckermann Reisen, Thomas Cook Reisen und die Fluggesellschaft Condor. Mit dem Ziel, ein neues, zukunftsweisendes Reiseverkaufssystem zu entwickeln, wurde mit 200 Mitarbeitern das IT-Großprojekt „GLOBE“ gestartet. Die neue Systemlandschaft wurde ausgelegt für 20 Millionen Passagiere pro Jahr sowie für bis zu 6.000 Benutzer. Strategische Ziele, vielfältige Interessen von Entscheidern und Fachabteilungen, unterschiedliche Auffassungen in verschiedenen Ländern, technische Realisierbarkeit und budgetgerechte Umsetzung machten dieses Projekt außergewöhnlich komplex. In seinem Zentrum stand die neue TC-Buchungsplattform mit 40 Kerngeschäftsprozessen und über 80 Schnittstellen: IT-Systeme, Enterprise Service Bus – alles zur Unterstützung der End2End-Geschäftsprozesse. Für die Definition der Anforderungen wurden acht internationale Spezialistenteams mit bis zu 15 Fachvertretern und IT-Experten zusammengestellt. Hier lieferte O'Donovan mit seinen Beratern einen wesentlichen Beitrag.

Die Bausteine	Straff moderierte Workshops zur Definition der wichtigsten Anforderungen: 16 Scoping Workshops in denen die gewünschten Funktionen seitens der Fachseite um 70% reduziert wurden, 28 Workshops zur Feinabstimmung. Frühe Integration von IT-Spezialisten bereits während der Fachkonzeptionsphase – die Konzentration auf das technisch Realisierbare reduzierte den Redesign-Aufwand um über 15%. Gleichzeitige Betrachtung der Prozessanforderungen, technischen Systeme und Schnittstellen – dadurch Minimierung späterer Change Requests und Vermeidung von Zusatzkosten. Regelmäßige Management-Abstimmung über einen Lenkungskreis, dadurch schnelle Entscheidungen und effiziente Fachkonzeption. Von der Grobanforderung bis zum Feinkonzept: in allen Phasen Überprüfung der Anforderungen auf ihre Machbarkeit und Kosten-Nutzen-Relation („Design-to-Budget-Approach“).

Das Ergebnis	Die „ungeliebte Pflicht“ Anforderungsmanagement wurde nicht nur erfüllt – sie wurde zur Kür aller beteiligten Abteilungen: Bereits in der Konzeptionsphase wurde eine gute Balance zwischen verfügbarem Budget und Wünschen der Fachabteilungen geschaffen. Innerhalb von 4 Monaten wurden über 150 Anforderungen international harmonisiert und mit dem Senior Management abgestimmt. Die konsequente Orientierung der O'Donovan Berater an den Geschäftsprozessen der Thomas Cook AG legte die Basis für diesen erfolgreichen Projektbaustein.