Wie schaffen wir besseren Service der IT-Abteilung mit reduziertem Budget?

„Ohne O'Donovan Consulting wären die Projekte in der kurzen Zeit nicht realisierbar gewesen. Das Team von O'Donovan  war die treibende Kraft des Projektes und hat unserem Unternehmen zu erheblichen Einsparungen verholfen.”
Hermann Chrzan, Vorstand der BKK Allianz

Die Aufgabe

Die Betriebskrankenkasse der Allianz-Gesellschaften hat sich in den letzten Jahren von einem „Leistungserbringer auf Antrag“ zu einem modernen Dienstleister entwickelt. Um die Position in diesem Verdrängungsmarkt weiter zu stärken, sollte die Kundenzufriedenheit weiter erhöht werden. Dafür wurde eine Reihe von Maßnahmen beschlossen – darunter die Zusammenlegung dezentraler Servicebereiche an einem neuen Standort.

Diesen konsolidierten Standort galt es, neu mit IT und TK auszustatten – dafür wurde O‘Donovan die Gesamtverantwortung übertragen. Gleichzeitig sollte der IT-Bereich als zukünftiger Business-Enabler an die neue Strategie angepasst werden. Eine Herausforderung – denn das bedeutete eine grundlegende Neuausrichtung.

Die Bausteine

  • Strategische Dreijahresplanung für die Neuausrichtung des IT-Bereichs.
  • Aufbau der Infrastruktur für IT (Thin Client) und TK (VoIP) mit Insourcing des IT/TK-Betriebs – mit zentraler Verantwortung für Konzeption, Ausschreibung, Vorbereitung Sourcingentscheidung, Vertragsverhandlungen und Koordination.
  • Reorganisation des IT-Bereichs: Definition von Service-Delivery und Service-Support-Prozessen nach ITIL sowie  Einführung von Tools und Methoden zur Serviceverbesserung.
  • Kontinuierliche und enge Einbindung der Mitarbeiter und des Managements sowie Training und Eins-zu-eins-Coaching „on the job“.
  • Proaktive und klare Kommunikation mit den Fachseiten; zusätzlich Ergebniskontrolle durch Feedback-Meetings und regelmäßige Mitarbeiterbefragungen.

Das Ergebnis

In 3 Monaten war das Gesamtkonzept entwickelt und der Standort aufgebaut. Die IT- und TK-Infrastruktur funktioniert seither weitgehend automatisiert – aufgrund ihrer Standardisierung und Homogenisierung.

Die IT-Mitarbeiter haben im Unternehmen enorm an Image gewonnen, weil sie nun spürbar höhere Servicequalität bieten. Die IT-Prozesse sind konsistent und werden dokumentiert; und außerdem konnten die laufenden IT-Kosten um 25 Prozent reduziert werden.